Datenschutzerklärung

Stand: November 2026

Hier steht, welche Daten wir auf der Website und in der Mitglieder-App verarbeiten, warum, wer sie bekommt und wie lange wir sie aufbewahren.

Wer verantwortlich ist

Schwarze Husaren Mainz e.V., Ludwigstraße 11, 55116 Mainz, vertreten durch den Vorstand: Jörg Hartmann (1. Vorsitzender), Reinhard Max Rehberg (2. Vorsitzender)

Fragen zum Datenschutz schickst du an generalstab@schwarze-husaren.com.

Die Website

Aufruf der Seiten

Damit eine Seite bei dir ankommt, verarbeitet unser Server deine IP-Adresse, den Zeitpunkt, die aufgerufene Adresse und Angaben zu deinem Browser. Unser berechtigtes Interesse ist der sichere Betrieb der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir führen keine Zugriffsprotokolle und keine Besucherstatistik. Zum Schutz vor Missbrauch zählen wir Anfragen je IP-Adresse für einige Minuten im Arbeitsspeicher. Fehlermeldungen des Servers können eine IP-Adresse enthalten; wir löschen sie nach spätestens 14 Tagen.

Keine Analyse, keine Werbung

Wir setzen keine Analyse- oder Werbedienste ein. Schriften und Bilder liegen auf unserem Server, die Website lädt nichts von anderen Anbietern.

Cookies und Speicher im Browser

Ein Cookie setzen wir nur, wenn du dich im Admin-Bereich anmeldest. Es hält dich angemeldet und gilt längstens 90 Tage. Wenn du zwischen hellem und dunklem Design wählst, merkt sich dein Browser diese Wahl. Beides ist für die von dir gewünschte Funktion unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG), deshalb brauchen wir dafür keine Einwilligung.

Kontaktformular

Wir verarbeiten Thema, Name, E-Mail-Adresse, Nachricht und, wenn du sie angibst, deine Telefonnummer, um deine Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn es um eine Mitgliedschaft oder einen Vertrag geht, sonst unser berechtigtes Interesse, Anfragen zu beantworten (lit. f). Die Nachricht geht per E-Mail an den Generalstab, du bekommst eine Bestätigung. Gegen Spam löst dein Browser eine kleine Rechenaufgabe (ALTCHA), dabei gehen keine Daten an andere Anbieter.

Mitgliedsantrag

Für den Antrag verarbeiten wir die Angaben im Formular, darunter Name, Geburtsdatum, Anschrift und Kontaktdaten, bei Kindern auch die Angaben der Eltern (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Du bestätigst den Antrag per E-Mail. Die beiden Mitglieder, die du als Bürgen nennst, bekommen deinen Namen und eine Anfrage. Über den Antrag entscheiden Generalstab oder Senat.

Tickets

Für Bestellungen verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, wenn du sie angibst, die Namen auf den Tickets und die Bestelldaten; am Einlass erfassen wir, wann ein Ticket geprüft wurde (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Rechnungsrelevante Daten bewahren wir wegen der steuerrechtlichen Pflichten auf (lit. c). Der Online-Verkauf ist noch nicht geöffnet. Sobald er startet, nennen wir hier den Zahlungsdienstleister; deine Zahlungsdaten gibst du dann direkt dort ein.

Personen und Fotos auf der Website

Die Inhaber der Vereinsämter nennen wir mit Name, Rang und Amt, weil Mitglieder und Öffentlichkeit wissen sollen, wer den Verein vertritt und wer Abteilungen leitet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Fotos von Amtsträgern und alle anderen Mitglieder zeigen wir nur mit Einwilligung (lit. a).

Fotos von öffentlichen Auftritten wie Umzügen zeigen wir auf Grundlage unseres berechtigten Interesses, über das Vereinsleben zu berichten (lit. f, § 23 Abs. 1 Nr. 3 KUG), Fotos von internen Feiern nur mit Einwilligung. Möchtest du auf einem Foto nicht zu sehen sein, schreib uns: Wir nehmen es herunter.

Links zu anderen Anbietern

Wir verlinken auf Instagram, Facebook, den Vorverkauf bei Eventfrog und auf Karten- und Kalenderdienste (OpenStreetMap, Apple, Google, Microsoft). Erst wenn du einem solchen Link folgst, bekommt der Anbieter deine Daten; dafür ist er selbst verantwortlich.

Mitgliedschaft und Mitglieder-App

Welche Daten wir führen

Für die Mitgliedschaft verarbeiten wir Name, närrischen Namen, Anrede, Titel, Geschlecht, Geburtsdatum, Anschrift, Kontaktdaten, Notfallkontakt, Mitgliedsnummer, Mitgliedsart, Ein- und Austritt, Rang und Laufbahn, Ehrungen, Ämter, Abteilungen, Bürgen und Beitragsdaten, bei Kindern auch die Angaben der Eltern. Rechtsgrundlage ist die Mitgliedschaft nach der Satzung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Daten stammen von dir, aus deinem Antrag und aus den Unterlagen des Vereins.

Wer sie sieht

Anschrift, vollständiges Geburtsdatum und Bankdaten sehen nur die Amtsträger, die sie für ihre Aufgabe brauchen. Die Rechte sind nach Amt getrennt, und wir protokollieren Änderungen. Bankverbindungen speichern wir verschlüsselt.

Verzeichnis und Geburtstage

Angemeldete Mitglieder sehen im Verzeichnis Name, Rang, Abteilung, Amt und Eintrittsjahr sowie deinen Geburtstag ohne Jahr. Unser berechtigtes Interesse ist der Kontakt der Mitglieder untereinander (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Du kannst in der App jederzeit einstellen, dass du nicht im Verzeichnis stehst oder dein Geburtstag nicht erscheint.

Kontaktdaten und Fotos

Deine E-Mail-Adresse und Telefonnummer sehen andere Mitglieder nur, wenn du das in der App einschaltest. Das Gleiche gilt für dein Foto im Verzeichnis und für Fotos auf der Website (Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Fotos, die Mitglieder hochladen, erscheinen erst nach Freigabe durch die Redaktion.

Termine und Eskorten

Bei Terminen und Eskorten sehen andere Mitglieder, wer zugesagt hat. Das brauchen wir, um Auftritte zu planen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

Der Närrische Armeebefehl

Unser Vereinsheft steht angemeldeten Mitgliedern und Anwärtern in der App zur Verfügung, auch als Text zum Durchsuchen. Es enthält Namen, Ränge, Ehrungen, Berichte und Fotos aus dem Vereinsleben. Unser berechtigtes Interesse ist die Information der Mitglieder und die Vereinschronik (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sollen wir dich dort nicht nennen oder ein Foto entfernen, schreib uns. Öffentlich stellen wir Hefte nur, wenn der Vorstand das für das jeweilige Heft freigibt.

Beiträge und SEPA

Für den Beitragseinzug verarbeiten wir Kontoinhaber, IBAN, BIC, Mandatsreferenz, Beitragsjahre, Zahlungen, Rücklastschriften und Mahnungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Die Zahlungsdaten gehen zum Einzug an unsere Bank.

Die App auf deinem Gerät

Die App enthält keine Analyse- und keine Werbedienste und verfolgt dich nicht. Deine Anmeldung liegt im geschützten Speicher deines Geräts. Inhalte, die du geöffnet hast, speichert die App auf dem Gerät, damit sie auch ohne Netz funktionieren; beim Abmelden löscht sie diese Kopie.

Auf Kamera, Fotos, Kalender oder Kontakte greift die App nur zu, wenn du die jeweilige Funktion nutzt und es erlaubst: die Kamera für den Ticket-Scanner und Fotos, die Fotomediathek zum Hochladen und Sichern von Bildern, den Kalender zum Eintragen von Terminen, die Kontakte nur für Ortsvorschläge im Kalender-Dialog deines Geräts. Die Entsperrung mit Gesichtserkennung oder Fingerabdruck läuft nur auf deinem Gerät, wir bekommen davon nichts. Jede Erlaubnis kannst du in den Einstellungen deines Geräts zurücknehmen.

Konto löschen und austreten

Unter Profil › Konto und Sicherheit löschst du dein Konto in der App sofort. Damit sind Anmeldung, Sitzungen, Kalender-Abo und Mitteilungen weg. Die Mitgliedschaft besteht dann weiter, weil sie nach der Satzung endet und nicht mit dem Konto. Den Austritt beantragst du in der App oder schriftlich beim Generalstab.

Kinder und Jugendliche

Bei Kindern unter 16 Jahren entscheiden die Eltern. Ohne ihre Einwilligung stehen Kinder nicht im Verzeichnis, und wir zeigen keine Fotos und keinen Geburtstag von ihnen.

Wer deine Daten bekommt

Innerhalb des Vereins bekommen Daten nur die oben genannten Personen. Außerdem arbeiten wir mit diesen Dienstleistern, die nach unserer Weisung und auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung tätig sind (Art. 28 DSGVO):

• Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen: Server für Website, App und Datenbank, Rechenzentrum in Deutschland
• IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur: Domain und Postfächer des Vereins sowie der Versand von E-Mails, zum Beispiel Anmeldecodes, Einladungen und Bestätigungen
• unser technischer Dienstleister, der die Plattform betreibt und wartet

Unsere Bank bekommt die Daten für Einzug und Überweisungen, Steuerberatung und Behörden, was das Gesetz verlangt. Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht für Werbung weiter.

Übermittlung in Drittländer

Wir selbst übermitteln keine Daten in Länder außerhalb der EU. Wenn du die App aus dem App Store oder von Google Play lädst, verarbeiten Apple und Google dafür Daten in eigener Verantwortung, auch in den USA; dafür gelten deren Datenschutzhinweise.

Wie lange wir Daten aufbewahren

• IP-Adressen in Fehlermeldungen des Servers: 14 Tage
• Datensicherungen: 30 Tage
• Mitteilungen in der App: 90 Tage
• Versandprotokoll der E-Mails (Empfänger, Betreff): 180 Tage
• Mitgliedsanträge: unbestätigt 7 Tage, sonst 180 Tage nach der Entscheidung; bei Aufnahme übernehmen wir die Angaben in die Mitgliederdaten
• Anfragen über das Kontaktformular: bis die Anfrage erledigt ist, wenn keine Aufbewahrungspflicht besteht
• Anmeldungen: bis zum Ablauf der Sitzung und 7 Tage danach
• Änderungsprotokoll der Verwaltung: 3 Jahre; Änderungen an deinen eigenen Einstellungen, die auch deine Einwilligungen belegen, solange wir dich führen
• Mitgliederdaten: für die Dauer der Mitgliedschaft. Mit dem Austritt sperren wir den Zugang und löschen die Stammdaten spätestens nach 2 Jahren, soweit wir sie nicht aufbewahren müssen
• Beitrags- und Buchungsdaten, Bestellungen: nach den steuerrechtlichen Fristen 8 Jahre für Belege und 10 Jahre für Bücher (§ 147 AO), gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres

Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Vieles stellst du selbst in der App ein; alles andere schickst du an generalstab@schwarze-husaren.com. Wir antworten innerhalb eines Monats.

Einwilligungen kannst du jederzeit widerrufen, in der App oder per E-Mail. Der Widerruf gilt für die Zukunft; was bis dahin geschehen ist, bleibt rechtmäßig (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Du kannst dich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz, poststelle@datenschutz.rlp.de.

Dein Widerspruchsrecht

Verarbeiten wir Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Das gilt zum Beispiel für das Verzeichnis, Geburtstage, die Nennung auf der Website, Fotos und den Armeebefehl. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die überwiegen, oder wir brauchen sie für Rechtsansprüche. Eine E-Mail an generalstab@schwarze-husaren.com genügt.

Musst du Daten angeben?

Für eine Mitgliedschaft, einen Antrag oder eine Bestellung brauchen wir die als Pflicht markierten Angaben, sonst kommt der Vertrag nicht zustande. Alle anderen Angaben sind freiwillig. Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO.